学习GTD

GTD 是 Getting Things Done 的缩写,是一种任务管理的方法。这个概念由 David Allen 提出,并随着他的书《Getting Things Done》(中文版名为《搞定》)而广为流传。

我们都羡慕那些有着良好时间管理的效率达人,我们也都曾经或多或少地接触过一些时间管理方法或 todo 工具,或许你已经在使用一些感觉还不错的方法或工具了。那么,GTD 与其它方法相比有什么不同呢?

一、GTD 方法

GTD 方法分为五个步骤:搜集、处理、组织、回顾、行动。

搜集

GTD 的理念认为,我们的大脑并不擅长于记住太多的待办事项,我们每次往大脑里加入一件待办事项时,大脑的负荷就会增加一些,效率也会降低一些。因此,我们首先需要一个机制,将所有的未尽事宜从大脑中清空出去。

把这些未尽事宜清空的过程叫搜集。你需要将所有你想到的要处理或者可能要处理的事情全部搜集起来,放入一个妥善的收集箱之中。这些事情可能是工作上某个悬而未决的事项如新产品的发布计划,也可能是生活上某个拖了好久没处理的事情如换厨房的灯泡,甚至可以是某件暂时不太可能发生的事如设计自己梦想中的房子。搜集阶段的要点是不去考虑这个事情的重要程度与可行性,只做搜集,其它的都留到后面的步骤处理。

如果你第一次开始 GTD 的搜集工作,这个过程可能会花费较长的时间,比如半天甚至一两天。

收集箱可以是桌子上的一个真实的箱子,也可以是某种电脑或手机软件。收集箱的数目要少,可能的话一个就够了,并且要你随时可以很方便地访问,这样你才能确信,那些你所念念不忘的未尽事宜都在这里可以找到,只有你从心底确信这一点,你才能真正将一个事项从脑子里赶出去。

处理

搜集完成之后是处理,处理收集箱需要遵循一个严格的工作流程:

* 从最上面开始
  * 一次处理一项
  * 不把任何东西放回收集箱
  * 如果一项需要采取行动,则确定它的具体的下一步行动,然后
    * 马上处理(如果处理时间少于两分钟),或者
    * 委托别人完成,或者
    * 把它延期
  * 否则
    * 把它存档,以便将来查询,或者
    * 把它扔掉,或者
    * 把它放入“将来也许会”清单

每一个待处理事项都必须要有一个具体的可以执行的下一步行动。比如,如果收集箱中的某项内容是“整合 A 项目和 B 项目”,这就只是一个较为宽泛的目标,而不是一个切实可行的操作。此时应该将其分解,直到找到可以执行的下一步行动,比如这个目标的下一步行动可能是“召集 A 和 B 的相关人员讨论一下整合细节”,更具体的行动可能是“发起一个会议邀请给相关人员”,这时,发起会议邀请就是可以执行的下一步行动。

这儿有一个很重要的原则是两分钟原则,如果收集箱中某项需要处理的事件只需要两分钟就能处理完,则应该马上将它搞定,否则就将它委托或延期。

组织

接下来,我们需要将上一步中剩下的(未被丢弃和马上处理的)事项合理地组织起来。GTD 建议可以用下一步行动、项目、等待、将来也许会几个清单来管理需要采取行动的事项。

每个等处理事项都应该有一个具体的下一步行动,这些行动都可归入下一步行动清单。如果一个事项需要多个步骤才能完成,则应当将它列入项目清单。每个项目都应当至少有一个具体的下一步行动。

那些需要在指定时间或日期执行的下一步行动可以放入日程表中。

注意 GTD 中不赞成滥用日程表,日程表中应当只放置必须在指定时间或日期执行的行动,比如某个时间已定的会议,而不应该放置那些打算在那天做的事。在 GTD 中,日程表是一个神圣的地方,一个行动放入日程表,即表示该行动一定会在指定时间或日期得到执行或处理,而其它事项,则应当放入普通的下一步行动清单。

对大多数人来说,每天的工作总会有若干不确定性,比如原本计划接下来两个小时处理某项工作,但上司突然临时指派了一件紧急任务,或者突然有一个突发事件要处理。因此,那种每天早上规则好当天每一分钟的工作,然后完美地执行的愿望是极难实现的,所以我们不应该过度使用日程表来安排工作计划,日程表应该是属于天然有时间或日期属性的事务的领地,其它工作,应该放入更灵活的下一步行动清单中。

除了项目和下一步行动清单,我们还需要一个等待清单,用于管理那些委托他人处理的事项。你应当定期检查其中的任务是否已经可以采取行动或需要发出一个提醒。

回顾

大多数人都有这样的体验:在经过几天特别忙碌的工作之后,便对周围的工作失去了控制。回顾的作用则在于让你能够在更高的角度俯看全局,对所有的事项有一个整体的把握,同时保证你的系统中所有事项都已更新到符合最新的情况,从而可以让你决定什么是当前最重要的工作。

为了保持系统的完善,GTD 要求至少每周回顾一次所有悬而未决的事项清单:项目、下一步行动、等待、将来也许会。

行动

前面所有的步骤,都是为了帮助你对各类事务采取具体的行动。

在某个时间,应该处理哪个下一步行动呢?GTD 的回答是“靠你的直觉”。同时,GTD 也提供了一些建议,如根据当前的情境(在办公室还是在外面,在电话机前还是在电脑前)、有多少时间、有多少精力以及事务的重要性来决定,或者根据这个任务是属于预先安排好的任务、突发任务还是本身是安排任务的任务来决定,再或者,还可以从不同的层次来审视工作,根据它的重要程度到底有多高来决定。

 

以上就是 GTD 的基本内容。另外,GTD 并不建议将工作和生活分开处理,毕竟我们大部分人的工作与生活无论从时间上还是内容上都并不能完全分开,因此,应当将你需要处理的所有事务都纳入这一个系统中加以统一的管理。当然,这并不意味着工作与生活就会混杂在一起,事实上有很多技巧,例如使用“情境”,来在不同的场合过滤出相关的任务。

 

二、图示

GTD 方法的流程如下图所示:

GTD
(注:图片来自互联网。)

 

三、相关资源

1、Doit.im 国人开发的 GTD 思想的在线时间任务管理系统;

2、GTDLife 时间管理达人的博客,很多 GTD 相关文章;

3、褪墨 时间管理的博客,很多 GTD 相关文章;

4、一百步掌握GTD 关于 GTD 的若干要领。

2 Replies to “学习GTD”

  1. 您认为GTD有很大的实际用处吗? 当我忙起来的时候会忘记看我的操作清单, 这种情况您如何解决的呢? 还有冒昧的问一句, 您认为GTD有必要使用app来协助吗

    1. 如果还没有总结出适合自己的任务管理方法,可以学习一下GTD,会有帮助。

      忙起来确实容易陷入具体任务,一定要隔一段时间进入一下全局视角(看清单),不然可能会迷失在细节中。至少每天早上、中午、晚上各看一次应该能做到吧。

      GTD的app有很多,找到适合自己的要花一定时间。纸笔其实也不错,如果你平时方便用纸笔的话,可以先试试用纸笔。

      另外,最近有本叫《单核工作法》的书不错,介绍了一些简单易行的时间、任务管理方法,有兴趣可以看一看。

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